Porownanie systemow fakturowych — inFakt vs wFirma vs Fakturownia vs iFirma
Szczegolowe porownanie czterech polskich systemow fakturowych pod katem integracji z e-commerce. Ceny, funkcje, API.
28 lut 202612 min
Prawo
RODO a fakturowanie online — co musisz wiedziec
Automatyczne fakturowanie w e-commerce wiaze sie z przetwarzaniem danych osobowych klientow. Dowiedz sie, jak zapewnic zgodnosc z RODO i chronic dane nabywcow.
Fakturowanie a ochrona danych osobowych
Kazda faktura VAT zawiera dane osobowe nabywcy — imie i nazwisko, adres, numer NIP. W swiecie automatycznego fakturowania dane te sa przetwarzane przez wiele systemow: platforme sprzedazowa, middleware (taki jak NavyFlame) oraz system fakturowy. Kazdy z tych podmiotow musi spelniac wymogi Rozporzadzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), ktore obowiazuje w calej Unii Europejskiej od maja 2018 roku.
Dla sprzedawcow e-commerce oznacza to koniecznosc swiadomego podejscia do przetwarzania danych fakturowych. Nie wystarczy jedynie wystawic fakture — trzeba tez zadbac o bezpieczenstwo przechowywania danych, okreslic okresy retencji i respektowac prawa klientow wynikajace z RODO.
Podstawy prawne przetwarzania danych fakturowych
Przetwarzanie danych osobowych na fakturach odbywa sie na podstawie obowiazku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Polskie prawo podatkowe — ustawa o VAT i Ordynacja podatkowa — naklada obowiazek wystawiania faktur i przechowywania ich przez okres 5 lat od konca roku podatkowego. Oznacza to, ze nie potrzebujesz zgody klienta na przetwarzanie jego danych w celu wystawienia faktury — podstawa jest obowiazek ustawowy.
Wazne jest jednak, aby przetwarzac jedynie dane niezbedne do wystawienia faktury (zasada minimalizacji danych). Faktura VAT wymaga scisle okreslonych pol — nie nalezy zbierac i przechowywac danych wykraczajacych poza ten zakres.
Bezpieczenstwo danych w automatycznym fakturowaniu
RODO wymaga zastosowania odpowiednich srodkow technicznych i organizacyjnych w celu ochrony danych osobowych. W kontekscie automatycznego fakturowania oznacza to przede wszystkim:
- Szyfrowanie danych w tranzycie — wszelka komunikacja miedzy platformami sprzedazowymi, middleware i systemami fakturowymi powinna odbywac sie przez bezpieczne polaczenie HTTPS/TLS.
- Szyfrowanie danych w spoczynku — dane fakturowe przechowywane w bazach danych powinny byc szyfrowane na poziomie dysku lub bazy danych.
- Kontrola dostepu — dostep do danych fakturowych powinien byc ograniczony do upowaznionych osob, z zastosowaniem uwierzytelniania i autoryzacji.
- Logi audytowe — kazdy dostep do danych osobowych powinien byc rejestrowany w celach rozliczalnosci.
Retencja danych i prawo do usuniecia
Jednym z najczesciej zadawanych pytan jest to, czy klient moze zarzadac usuniecia swoich danych z faktur. Odpowiedz jest jasna: prawo do bycia zapomnianym (art. 17 RODO) nie ma zastosowania, gdy przetwarzanie jest niezbedne do wypelnienia obowiazku prawnego. Faktury VAT musza byc przechowywane przez 5 lat zgodnie z polskim prawem podatkowym, i przez ten okres danych nie mozna usunac.
Po uplywie ustawowego okresu retencji dane powinny zostac usuniete lub zanonimizowane, chyba ze istnieje inna podstawa prawna do ich dalszego przechowywania. Warto wdrozyc automatyczne mechanizmy czyszczenia danych, ktore usuwaja przestarzale faktury po uplywie wymaganego okresu.
Jak NavyFlame zapewnia zgodnosc z RODO
NavyFlame zostal zaprojektowany z mysla o zgodnosci z RODO od samego poczatku (privacy by design). Platforma stosuje szyfrowanie TLS dla wszystkich polaczen, szyfrowanie danych w spoczynku, system uprawnien oparty na rolach (RBAC) oraz pelne logi audytowe. Dane wrazliwe, takie jak tokeny API do systemow fakturowych, sa szyfrowane z uzyciem dedykowanych kluczy i nigdy nie sa przechowywane w postaci jawnej. Architektura multi-tenant zapewnia izolacje danych miedzy klientami na poziomie bazy danych.
Najczesciej zadawane pytania
Tak, pod warunkiem ze system spelnia wymogi RODO: dane sa przetwarzane na podstawie prawnej (obowiazek podatkowy), sa odpowiednio zabezpieczone (szyfrowanie), a administrator danych prowadzi rejestr czynnosci przetwarzania. NavyFlame jest zaprojektowany z uwzglednieniem tych wymagan.
Polskie prawo podatkowe wymaga przechowywania faktur przez 5 lat od konca roku podatkowego, w ktorym minely terminy platnosci podatku. RODO nie stoi w sprzecznosci z tym obowiazkiem — przepisy podatkowe stanowia podstawe prawna do przetwarzania danych przez ten okres.
Prawo do usuniecia danych (prawo do bycia zapomnianym) nie ma zastosowania, gdy przetwarzanie jest niezbedne do wypelnienia obowiazku prawnego — a tak jest w przypadku faktur VAT. Nie mozesz usunac danych z faktur przed uplywem ustawowego okresu przechowywania.
Faktura VAT zawiera dane osobowe nabywcy: imie i nazwisko (lub nazwe firmy), adres, NIP oraz dane transakcji. W przypadku osob fizycznych sa to dane osobowe w rozumieniu RODO, ktore wymagaja odpowiedniej ochrony.
Tak. NavyFlame stosuje szyfrowanie danych w tranzycie (TLS/HTTPS) oraz szyfrowanie danych w spoczynku na poziomie bazy danych. Dane wrazliwe, takie jak tokeny API do systemow fakturowych, sa dodatkowo szyfrowane z uzyciem dedykowanych kluczy.